Poste : Assistant(e) Administratif(ve) Bilingue (Anglais & Français)

Durée : Temps plein

Lieu de travail : Sénégal et Cameroun

Résumé du poste :

L’Assistant(e) Administratif(ve) est un élément clé de l’organisation, contribuant à son succès global en effectuant une large gamme de tâches secrétariales et administratives. Ce rôle implique la gestion de questions confidentielles et sensibles, la coordination des emplois du temps, l’organisation de réunions et le soutien aux opérations quotidiennes et aux programmes. L’assistant(e) assurera une communication fluide et soutiendra la direction, le personnel et les prestataires de services. En gérant efficacement les tâches administratives et opérationnelles, l’assistant(e) contribuera à créer un environnement de travail positif et productif, favorisant une collaboration harmonieuse et une mise en œuvre efficace des programmes au sein de Paradigm Initiative.

Rattaché(e) à :

Responsable Administratif(ve)

Rôles et responsabilités :

• Administration :

• Gérer les tâches de bureau, telles que l’archivage, la génération de rapports et de présentations, l’organisation de réunions, la transcription de comptes rendus et la commande de fournitures.
• Fournir un soutien en temps réel pour la planification en prenant des rendez-vous et en évitant les conflits.
• Rechercher et identifier des fournisseurs potentiels (par exemple, décorateurs d’intérieur, ingénieurs structurels et entrepreneurs) en fonction des exigences des projets.
• Aider à évaluer les fournisseurs sur la base du coût, de la qualité et de la fiabilité.
• Servir de point de contact principal pour les demandes des fournisseurs et assurer le suivi.
• Aider à suivre la performance des fournisseurs par rapport aux livrables et aux délais convenus.
• Maintenir une base de données de fournisseurs préqualifiés pour référence future.
• Aider à compiler et organiser les données pour les rapports d’évaluation des propriétés.
• Formater et relire les rapports pour garantir leur exactitude et leur professionnalisme.
• Maintenir un référentiel centralisé pour tous les documents et rapports liés aux propriétés.
• Organiser les voyages, y compris la réservation de vols, de voitures, d’hôtels et de restaurants.
• Soutenir la coordination et l’exécution des activités opérationnelles et des tâches liées aux programmes, en assurant un flux de travail efficace et la réalisation des livrables.
• Aider à la préparation et à l’organisation des réunions, événements et activités liés aux programmes, en veillant à ce que les ressources soient disponibles et que les activités se déroulent sans heurts.
• Collaborer avec diverses équipes pour collecter et analyser les données liées aux programmes, préparer des rapports et respecter les délais opérationnels.
• Soutenir la logistique et la coordination des initiatives opérationnelles entre les départements pour améliorer la productivité et rationaliser les processus.
• Toutes autres tâches assignées par le responsable hiérarchique.

• Gestion financière :

• Collecter, compiler, examiner et vérifier les données et les états financiers chaque semaine, chaque mois et chaque année pour le responsable hiérarchique.
• Établir des bons de commande pour les événements et autres activités selon les besoins.

• Relations clients :

• Maintenir une communication polie et professionnelle par téléphone et par e-mail.
• Assurer une communication quotidienne avec l’équipe et les départements internes/externes (écrite et orale).

Qualifications, connaissances, compétences et aptitudes :

• Diplôme en Administration des Affaires, Administration Publique, Travail Social ou équivalent.
• Au moins 2 ans d’expérience dans des fonctions administratives.
• Bilingue : Anglais et Français.
• Bonne connaissance des outils Microsoft Office.
• Expérience en planification, prise de décision, analyse et tenue de dossiers.
• Une expérience en gestion administrative, organisation de voyages et d’événements est un atout.
• Capacité à établir et gérer de bonnes relations de travail avec le personnel à tous les niveaux.

Domaines de résultats clés :

• Fournir un soutien administratif.
• Traiter le courrier entrant et les e-mails en les distribuant aux membres appropriés du personnel.
• Établir des bons de commande pour les paiements.
• En l’absence du responsable hiérarchique, prendre les procès-verbaux des réunions si nécessaire.
• Avec le responsable hiérarchique, servir de premier point de contact et traiter les demandes simples par téléphone, e-mail ou courrier des clients internes et externes.
• Assumer toute autre tâche correspondant au poste et désignée par le responsable hiérarchique.
• Nombre de fournisseurs qualifiés identifiés par projet.
• Approvisionnement mensuel en fournitures de bureau pour tous les sites.
• Réserver les vols pour le personnel/événements/réservations de groupe dans les 72 heures suivant l’approbation.
• Réserver les hôtels pour le personnel/événements/réservations de groupe dans la semaine suivant l’approbation.
• Assurer le fonctionnement administratif général quotidien du bureau.
• Maintenir un inventaire mensuel des fournitures en vérifiant les stocks, en anticipant les besoins, en passant et en suivant les commandes, et en vérifiant la réception des fournitures.
• Toutes autres tâches assignées par le Responsable Administratif.

Compétences :

• Compétences efficaces en communication écrite, écoute et orale.
• Attention aux détails et rapports sans erreur.
• Organisation et gestion des tâches.
• Ponctualité.
• Participation aux réunions au moins avant l’heure prévue.
• Utilisation des outils de productivité : Google Calendar, feuilles de temps, Smartsheets. Utiliser Google Calendar pour planifier les tâches et les réunions, soumettre des feuilles de temps hebdomadaires sans erreur et mettre à jour Smartsheets rapidement.
• Intégrité et honnêteté.
• Aucun signalement de mauvaise gestion de l’argent, de fraude ou de détournement de fonds officiels à des fins personnelles.
• Courtoisie et respect des autres.
• Respect de l’autorité constituée.
• Gestion et acceptation du changement : Capacité à accueillir toute nouvelle orientation prise par l’Organisation.
• Favoriser le travail d’équipe.
• Disponibilité et volonté de travailler avec d’autres sur des projets.
• Patience.
• Développement personnel.
• Créativité et prise d’initiative.
• Atteinte des résultats.
• Gestion des risques et qualité.
• Retour d’information rapide sur les tâches et accusé de réception des communications officielles.

Ce poste est hybride, et le/la candidat(e) retenu(e) doit résider dans l’un des lieux suivants : Sénégal et Cameroun.

Rémunération :
La rémunération est comprise entre 13 000$ et15000$ de salaire brut par an, en fonction des années d’expérience pertinente et de qualité. Ce package de rémunération comprend le salaire brut annuel et des remboursements (logement, allocation de transport, pension, allocation de repas, allocation de services publics, allocation pour personnes à charge, allocation de communication et allocation bilingue).

Autres avantages :

• 13e mois de salaire après confirmation.
• Vacances payées.
• Formation et développement.
• Allocation d’anniversaire.
• Couverture médicale pour soi, le conjoint et jusqu’à 3 enfants.
• Allocation pour personnes à charge.
• Prêt personnel pour le personnel.
• Déjeuner offert au personnel.
• Congé de maternité payé.
• Congé de paternité payé.

Comment postuler :

Vous pouvez soumettre votre candidature ici.

Date limite de candidature : Le 2 mars 2025, mais le poste sera pourvu dès que nous trouverons le/la candidat(e) idéal(e). Si vous correspondez au profil, n’attendez pas pour envoyer votre candidature.

Remarque :
Soumettre plusieurs candidatures pour ce poste peut réduire vos chances d’être présélectionné(e). Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Paradigm Initiative est un employeur offrant l’égalité des chances. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés.